Volksbank zdokonalila pomocí technologie Microsoft SharePoint řízení interních směrnic

 

Soubory ke stažení

 

Chod banky se řídí rozsáhlou sadou interních směrnic a předpisů, které musí být v souladu s platnou legislativou, s bankovním dohledem ČNB a v souladu s pravidly platnými pro celý nadnárodní koncern Volksbank International AG. Správa a publikace interních směrnic je pro banku náročná činnost, a proto se rozhodla celý proces zdokonalit pomocí nové aplikace.

Situace

Volksbank CZ, a.s. je univerzální obchodní banka se širokým spektrem produktů a služeb v oblasti drobného i podnikového bankovnictví. Během svého působení na českém trhu Volksbank získala pevnou pozici v segmentu středních a menších bankovních domů.

Oddělení organizace pro evidenci interních směrnic využívalo aplikaci vytvořenou v prostředí Microsoft Access. Schválené dokumenty byly uloženy v sdíleném adresáři a zveřejněny  na firemním intranetu. Proces schvalování interních směrnic byl řízen ručně, jednotlivé verze dokumentů se schvalovatelům zasílali emailem. Tento stav nebyl dostačující, protože zodpovědní pracovníci na schvalování směrnic neměli žádný nástroj na řízení změn,  pro zaměstnance bylo zároveň obtížné dohledat potřebné platné dokumenty.

Uvedené problémy vedly Volksbank k vytvoření nové aplikace pro správu interních směrnic. Původní dokumenty bylo třeba přesunout do nové aplikace a původní systém opustit.

Obchodní cíle

Hlavním předmětem zadávací dokumentace bylo zefektivnění procesu schvalování a publikování interních směrnic. Také byly stanoveny parciální cíle, které přispívají k úspěšnému plnění uvedeného procesu:

  • nastavit jednotné pravidlo schvalování směrnic
  • udržovat kompletní historii dokumentů a jejich procesů schvalování
  • kategorizovat dokumenty a jejich provázání na související vyhlášky a zákony
  • propracované vyhledávání
  • monitoring schvalování, možnost sledovat rozpracované verze, kontrola termínů

Řekli o nás

Díky nové aplikaci jsme dostali proces schvalování interních směrnic pod kontrolu, naše práce je tím mnohem efektivnější. Ušetřený čas můžeme věnovat důležitějším činnostem. Nový portál nám umožňuje rychlejší a přehlednější management naší předpisové základny. Nyní jsme schopni efektivně spravovat dokumenty potřebné k chodu banky. Zaměstnancům jsme dokázali usnadnit orientaci ve vnitřních směrnicích, a zrychlit vyhledávání informací.

Igor Dobřický, vedoucí odboru IT, Volksbank CZ, a.s.

Přínosy

Nejvýznamnějším přínosem nasazeného řešení ve Volksbank je zvýšená efektivita schvalování interních směrnic. Oddělení organizace má k dispozici účinný nástroj na řízení celého procesu.

Uživatelé získali nový moderní nástroj, který díky svému komfortu a rozsáhlé integraci s Microsoft Office činí systém výrazně přívětivějším a snadněji použitelným oproti předešlému systému.

Banka získala stabilní a robustní platformu pro efektivní sdílení informací, která je připravena na další rozvoj.

infinity
NON STOP servisní linka 844 171 171